Hiện nay không hiếm trường hợp người lao động (NLĐ) có hai hay nhiều sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) do đi làm tại nhiều đơn vị lao động khác nhau. Vậy trường hợp có 02 sổ BHXH trở lên, NLĐ cần làm gì để đảm bảo quyền lợi cho mình?
1. Mỗi NLĐ được cấp mấy sổ BHXH?
Căn cứ khoản 2 Điều 18 Luật BHXH năm 2014, NLĐ tham gia BHXH bắt buộc sẽ được cấp và quản lý sổ BHXH. Mẫu sổ BHXH hiện nay đang được áp dụng theo quy định tại Quyết định 1035/QĐ-BHXH ngày 01/10/2015 của BHXH Việt Nam ban hành quy định về mẫu sổ BHXH.
Một trong các lưu ý quan trọng được in trên trang 04 của sổ BHXH mà NLĐ đang giữ, đó là:
“3. Người tham gia được cấp và bảo quản một sổ bảo hiểm xã hội duy nhất. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý sổ bảo hiểm xã hội khi người tham gia hưởng chế độ hưu trí, tử tuất.”
Theo đó, mỗi NLĐ khi tham gia BHXH bắt buộc chỉ được cấp 01 sổ BHXH duy nhất. Đồng thời mỗi người cũng chỉ được cấp 01 mã số BHXH là số định danh cá nhân duy nhất do cơ quan BHXH cấp và được ghi trên sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế (theo điểm 2.13 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017).
Tuy nhiên, trên thực tế, do làm việc tại nhiều nơi và sử dụng đồng thời cả chứng minh nhân dân, căn cước công dân khi làm thủ tục tham gia BHXH nên sẽ xảy ra trường hợp một NLĐ có thể sở hữu hai hay nhiều sổ BHXH.
2. Cần làm gì khi có hai sổ BHXH trở lên?
Căn cứ Quyết định 595/QĐ-BHXH, khi NLĐ có từ 02 sổ BHXH trở lên sẽ xảy ra các trường hợp sau:
- Có từ 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng trùng nhau.
- Có từ 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng không trùng nhau.
a) Trường hợp NLĐ có 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng trùng nhau
- Căn cứ tại điểm 2.5 khoản 2 Điều 2 Quyết định 595/QĐ-BHXH, trường hợp đóng trùng BHXH sẽ được hoàn trả lại số tiền BHXH đã nộp.
- Tiết e điểm 3.1 khoản 3 Điều 43 Quyết định 595 được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 67 Điều 1 Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020 đã hướng dẫn cụ thể về việc hoàn tiền BHXH khi đóng trùng như sau:
“Trường hợp một người có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho NLĐ số tiền đơn vị và NLĐ đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi NLĐ đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho NLĐ theo quy định tại khoản 2 Điều 46.”
Như vậy, nếu NLĐ có nhiều sổ BHXH có thời gian đóng trùng BHXH thì được cơ quan BHXH hoàn trả số tiền đã đóng thừa, bao gồm cả số tiền NLĐ và người sử dụng lao động đã đóng.
Để được hoàn số tiền BHXH nêu trên, NLĐ phải thực hiện việc gộp sổ BHXH theo thủ tục sau:
- Hồ sơ cần chuẩn bị:
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS);
+ Các sổ BHXH.
- Nơi nộp: Cơ quan BHXH tỉnh/huyện nơi quản lý hoặc cư trú.
- Thời gian giải quyết: Không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ.
- Lệ phí: Không.
- Kết quả:
+ Sổ BHXH;
+ Tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN;
+ Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS).
(Căn cứ: Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017, Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020 và Quyết định 222/QĐ-BHXH ngày 25/02/2021)
b) Trường hợp NLĐ có 02 sổ BHXH trở lên mà thời gian đóng không trùng nhau
Khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH đã chỉ rõ:
“Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”
Theo đó, NLĐ có 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng không trùng nhau sẽ được gộp quá trình đóng của các sổ BHXH lại với nhau. Đồng thời, cơ quan BHXH sẽ tiến hành thu hồi các sổ BHXH đã cấp và cấp sổ BHXH mới cho NLĐ.
Trường hợp này, NLĐ cần tiến hành thủ tục gộp sổ BHXH như sau:
- Hồ sơ cần chuẩn bị:
+ Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHTN (Mẫu TK1-TS);
+ Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).
- Nơi nộp:
+ Đơn vị sử dụng lao động.
+ Cơ quan BHXH tỉnh/huyện trực tiếp thu.
- Thời gian giải quyết:
+ Không quá 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ.
+ Không quá 45 ngày: đối với trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi NLĐ có thời gian làm việc và phải có văn bản thông báo cho NLĐ biết.
- Lệ phí: Không.
- Kết quả: NLĐ được cấp sổ BHXH mới, gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp.
(Căn cứ: Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017, Quyết định 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020 và Quyết định 222/QĐ-BHXH ngày 25/02/2021).
Hà Nhi – P3