Tính năng chấm công trên môi trường mạng (web) và  thông báo các khoản thu nhập qua email cho từng CBCNV là phần mềm “Chấm công và thông báo thu nhập” mà PC Khánh Hòa đang vận hành trên phạm vi toàn Công ty kể từ đợt chấm công tháng 10/2021. Phần mềm được xem là một trong những ứng dụng hiệu quả nằm trong Kế hoạch Chuyển đổi số của KHPC  giai đoạn 2021-2022.

Phần mềm chấm công và thông báo thu nhập là phần mềm hỗ trợ các đơn vị chấm các loại công của CBCNV, đồng thời thông báo các khoản thu nhập sau khi chi trả đến người lao động qua địa chỉ email nội bộ mail@cpc.vn của Tổng công ty Điện lực miền Trung.

Trước đây công tác chấm công trả lương cho người lao động hàng tháng được thực hiện bằng phương pháp thủ công và sử dụng bảng chấm công giấy gây mất nhiều thời gian và dễ sai sót thì phần mềm đã hỗ trợ các tính năng giúp người dùng thao tác nghiệp vụ này khá nhanh và có độ chính xác cao. Ứng dụng đã hỗ trợ các đơn vị thực hiện chấm công, các khoản phụ cấp và tự động chuyển cho bộ phận phụ trách tiền lương. Số liệu chấm công này sẽ tự động cập nhật vào phần mềm quản lý tiền lương của Công ty rồi thông báo các khoản thu nhập cho từng CBCNV qua email nội bộ.

Xuất phát từ hiện trạng thực tế PC Khánh Hòa có gần 1000 CBCNV của 26 đơn vị trực thuộc phải đồng loạt thực hiện chấm công, lưu động cho từng người lao động vào ngày 25-26 hàng tháng khiến khối lượng nhập liệu tăng và dồn việc tại một thời điểm cho bộ phận tính lương; thế nên, Phòng Công nghệ thông tin và Tổ chức – Nhân sự Công ty đã phối hợp xây dựng, triển khai chức năng chấm công, lưu động tích hợp chung với phần mềm phân phối tiền lương và quản lý thu nhập để khai thác, vận hành tại đơn vị.

Theo đó, đến kỳ chấm công, các đơn vị tự thực hiện chấm công tại đơn vị sau khi lãnh đạo đơn vị duyệt, bảng chấm công sẽ tự động chuyển số liệu về phần mềm tính lương thay vì phải nhập tay số liệu chấm công hàng tháng. Điều này đã giúp rút ngắn thời gian, giảm công nhập liệu và số hóa được dữ liệu chấm công, góp phần chuyển lương đến người lao động được kịp thời, chính xác.

Ngoài ra, thực hiện theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, phần mềm đã tự động trích xuất các khoản thu nhập của người lao động từ phần mềm phân phối tiền lương và quản lý thu nhập đang vận hành tại Công ty và gửi đến từng người lao động thông qua địa chỉ email@cpc.vn để người lao động biết và theo dõi chính xác tiền lương, tiền thêm giờ, tiền khấu trừ (nếu có) của mình.

Đánh giá về tính năng của ứng dụng, chị Đỗ Thị Thanh Thảo – Phòng Tổ chức – Nhân sự PC Khánh Hòa chia sẻ: “Theo quy định tại khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động. Do đó, là cán bộ phụ trách tiền lương, bản thân tôi hàng tháng thường thực hiện việc xuất dữ liệu các khoản chi lương ra các file excel, rồi ghép nối, tổng hợp, tính thuế, sau đó mới gửi được thông báo sao kê các khoản thu nhập cho từng CBCNV phòng ban Công ty. Ứng dụng thực sự mang lại hiệu quả khá cao vì đã giúp giảm công nhập liệu, tiết kiệm được thời gian, đặc biệt dữ liệu được số hóa nên tôi có thể theo dõi bảng chấm công hàng tháng và xem lại bảng chấm công bất kỳ tháng nào”.

Nhật Ánh – Nguyên Duy